Arkivere eller kaste?

I en frivillig organisasjon som NRF, er det ofte begrenset mulighet til oppbevaring av store mengder protokoller og permer. Lokalforeningene disponerer som oftest ikke eget kontor, så alt som skal oppbevares, følger gjerne vervet. Kort sagt: Leder eller sekretær oppbevarer protokoller og ringpermer av ulik art, mens kasserer tar vare på regnskap og regnskapsbilag.

Oppbevares til evig tid

• møtebøker
• årsmøteprotokoller
• styremøteprotokoller
• egne årsmeldinger
• årsregnskap og hovedbok
• vedtak fra eventuelle utvalg
• kopi av utgående brev
• eventuelle hjemmelsdokumenter til fast eiendom eller langsiktige fordringer

Skal oppbevares i 5 år

Alle regnskaper inklusive underbilag skal oppbevares i 5 år. Det vil si:

• kasserapporter
• regnskapsutdrag
• kontoutdrag
• kontoutskrifter

Forklaringer og korrespondanse omkring regnskapssakene bevares i 5 år etter at regnskapsåret er utløpt, det samme gjelder revisjoner, antegnelser og besvarelser.

Kan skilles ut og kasseres når nytteverdien er borte

• Trykksaker, rundskriv og annet materiell og blanketter som ikke er utfylt, kan kasseres etter hvert som de mister sin verdi
• Kladder, ekstra kopier, interne meldinger som ikke har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon kasseres
• Inngående brev oppbevares så lenge det anses viktig for saksbehandlingen, og for øvrig dersom det anses som betydningsfullt.

Avlevering av arkivverdig materiale

Det ligger mye historie i gamle protokoller, årsregnskap og brev. Derfor anbefaler vi alle foreninger og lag om å avlevere arkivverdig materiale til oppbevaring i stedet for å risikere at det går til grunne i ”hjemmearkivet” og til syvende og sist blir kastet når noen skal rydde opp etter oss. Ta kontakt med det Statsarkivet som dere hører til under, og få rede på hvem som tar i mot dokumentene.

Elektronisk arkivering

Norsk Revmatikerforbund har ikke et felles elektronisk arkivsystem. De fleste foreninger i dag arkiverer dokumenter på egen datamaskin. For å minimere risikoen i fall datakrasj, kan det være lurt å arkivere på en ekstern harddisk.

Dropbox er et alternativ for styret for elektronisk lagring av dokumenter som flere skal ha tilgang til.

Norsk Revmatikerforbund er i gang med å utrede og finne gode og fremtidsrettede arkiveringsmåter. Når dette arbeidet er gjennomført, legges våre anbefalinger ut her.